（一）一般規定
1、施工安裝的全過程、竣工設施的詳細情況、所有操作和維護程序，都應采用文件形式確認。
2、應使文件管理系統成為質量保證體系的重要組成部份，為施工安裝的運作提供文字依據，為責任和獎懲提供明確依據，為質量改進提供原始依據。
（二）文件類型
1、施工安裝文件分為制度、標準和記錄三大類。
2、制度文件包括企業管理、施工管理、質量管理及施工輔助材料驗收、發放管理制度、質量檢驗制度、安全衛生管理制度、人員培訓制度等。
3、標準文件包括技術標準和工作標準。技術標準如施工質量標準、施工工藝規程等，工作標準如各種崗位、工種操作法或各種標準操作規程等。
4、記錄文件包括各種記錄、憑證和各種報告等。
（三）開、竣工文件
1、工程施工應有開工報告、中間驗收單、竣工驗收檢測調整記錄和竣工驗收單、竣工報告。
2、施工安裝工程中應有設備開箱檢查記錄、土建隱蔽工程記錄、管線隱蔽工程系統封閉記錄、管道壓力試驗記錄、管道系統清洗（脫脂）記錄、風道清洗記錄、風道漏風檢查記錄、設備單機試運轉記錄、系統聯合試運轉記錄等。
（四）技術說明書
1、工程竣工后，施工方應提供關于工程詳細情況的工程施工說明書，包括：工程及其功能作用，性能，后驗收的竣工圖，和設備清單及庫存備件。
2、各類設施或系統應配存一套明確的使用說明書，包括：設施啟動前應完成的檢查和檢驗計劃，設施在正常和故障方式下啟動和停運程序，報警時應采用的程序。
3、各類設施或系統應有性能監測說明書，包括：測試頻率、測試方法、測試結果不符合要求時的措施等。
4、各類設施或系統應有維護說明書，包括：進行維護或修理之前的安全程序的確定，在性能參數超過范圍時應采取的維護行動的技術要求，對控制安全和監測裝置進行檢查和校驗的時候，檢查和更換各種易損件的要求，維護工作中實施人員進行清潔的技術要求。
（五）制訂文件的要求
1、文件的標識應能清楚證明文件的性質。
2、各類文件應有便于說明其文本、圖冊的系統編碼和類別。
3、文件數據的填寫應真實、清晰、不得任意涂改。若需修改，需在核改處簽名，并應使原數據仍可辨認。
4、不得使用鉛筆填寫文件，文件表格內容應填全，不得留有空格，若無內容，填寫時要用“－”表示，相同內容應重復填寫。
5、文件應有相關責任人簽名。
（六）文件的保管
1、各類記錄應保管至工程竣工后三年，不得提前銷毀。
2、文件復印副本應與正本*一致。
3、所有文件的頁碼必須正確、連貫、不得任意撕毀。
4、文件的保管與歸檔應符合國家、地方、行業的有關規定。